Im Beitrag zur KI in der Entsorgungswirtschaft stand die Belegerfassung als unspektakulärster Fall der Liste, und oft als der mit dem schnellsten Ertrag. Dieser Beitrag beschreibt, wie die Strecke vom Arbeitsschein bis zur Rechnung aussieht und was vor einem Pilot zu entscheiden ist. Das gilt für Entsorger ebenso wie für jeden Betrieb, dessen Leute draußen arbeiten und drinnen abgerechnet werden: Wartung, Gebäudetechnik, Handwerk.

Wo Zeit und Geld verloren gehen

Auf den ersten Blick kostet die Strecke vor allem Erfassungszeit. Arbeitsscheine, Wiegescheine und Lieferscheine werden abgetippt, Kunde, Behälter oder Anlage und Leistung zugeordnet, der Tarif nachgeschlagen, unleserliche Scheine mit dem Fahrer oder Monteur nachgeklärt.

Nach meiner Erfahrung liegt der größere Verlust aber woanders. Zwischen Leistungstag und Rechnung vergehen oft mehrere Tage, manchmal Wochen, und um diese Zeit kommt auch das Geld später. Dazu kommen Leistungen, die auf dem Schein stehen und nie berechnet werden, etwa Wartezeiten, Mehrmengen oder eine zusätzliche Anfahrt, weil sie beim Übertragen untergehen oder niemand den passenden Tarif findet.

Bevor über Technik gesprochen wird, lohnt deshalb eine einfache Erhebung über zwei oder drei Wochen: wie viele Scheine, wie viel Zeit je Schein, wie viele Tage bis zur Rechnung und wie viele Nachfragen. Das ist zugleich der Ausgangswert, an dem sich ein Pilot später messen lassen muss, wie im Beitrag zum KI-ROI beschrieben.

Zuerst fragen, ob der Zettel bleiben muss

Die günstigste Lösung ist manchmal gar keine KI. Wo Fahrer oder Monteure ohnehin ein Tablet oder Smartphone dabeihaben, kann die Leistung direkt digital erfasst werden, mit Auswahlfeldern für Kunde und Leistung statt freier Schrift. Dann entsteht der Datensatz an der Quelle, und es gibt nichts mehr zu erkennen.

KI wird dort interessant, wo das Papier nicht verschwinden kann oder soll: bei Scheinen von Subunternehmern, bei Wiegescheinen fremder Anlagen, bei Lieferscheinen der Kunden, bei Teams, für die ein Gerät im Fahrzeug nicht praktikabel ist, und beim Altbestand. In vielen Betrieben ist es eine Mischung aus beidem, und die Entscheidung fällt je Belegart.

Erkennen, zuordnen, prüfen

Am Anfang steht das Erkennen: Aus Foto oder Scan werden Felder, also Datum, Kunde, Standort, Menge, Leistung. Handschrift, Kürzel und schlechte Aufnahmen bestimmen hier die Fehlerquote, und das lässt sich nur an den eigenen Belegen prüfen, nicht an einer Vorführung des Anbieters.

Danach wird zugeordnet. Das erkannte Kürzel muss einem Kunden, einem Vertrag und einem Tarif zugeordnet werden. Hier entscheidet die Qualität der Stammdaten mehr als die Erkennung: Wer dieselbe Leistung unter mehreren Bezeichnungen führt, bekommt auch von der besten Software eine unsichere Zuordnung. Wie sich vorher prüfen lässt, ob die Daten für eine Aufgabe reichen, beschreibt der Beitrag zur Datenqualität.

Zuletzt wird geprüft. Was das System sicher erkannt und zugeordnet hat, geht weiter in die vorhandene Fakturierung. Alles andere landet in einer Prüfliste, die ein Mensch abarbeitet. Die Rechnung selbst entsteht weiterhin in dem System, in dem sie heute entsteht. Die Leute, die bisher abgetippt haben, prüfen dann die Zweifelsfälle und klären die Ausnahmen.

Wie ein Pilot gemessen wird

Vor der Auswahl eines Anbieters gehört der Datenweg geklärt. Arbeitsscheine und Lieferscheine enthalten oft Namen, Adressen oder Unterschriften. Verarbeitet ein externer Dienst sie im Auftrag, sind seine Eignung zu prüfen und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.

Ein Pilot beginnt sinnvollerweise mit einer Belegart an einem Standort, etwa den Arbeitsscheinen einer Niederlassung, für einige Wochen. Vorher wird festgelegt, welche Fehler wie schwer wiegen. Ein falsch erkanntes Datum ist ärgerlich, ein falscher Tarif kostet Geld oder Vertrauen beim Kunden. Für die schweren Fehler wird vor dem Start eine Grenze festgelegt, ab der der Pilot nicht weitergeführt wird.

Gemessen wird gegen den Ausgangswert: Erfassungszeit je Schein, Anteil der Belege in der Prüfliste, Fehler, die nach der Prüfung noch durchgehen, gemessen an einer festen Stichprobe, die jemand von Hand gegenprüft, und die Tage vom Leistungstag bis zur Rechnung. Dazu kommt die Frage, ob Leistungen auftauchen, die vorher nicht berechnet wurden.

Was die E-Rechnung damit zu tun hat

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das grundsätzlich auch für die übrigen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, in der Regel nach der europäischen Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD; andere strukturierte Formate wie EDI sind zulässig, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren und sich die Angaben vollständig in ein solches Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG, Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG). Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene Regeln.

Am Ende der Strecke müssen die Daten also ohnehin strukturiert vorliegen. Wer die Erfassung am Anfang ordnet, schafft damit auch die Grundlage für die strukturierte Rechnung. Die Ausstellungspflicht schreibt allerdings nur das Format der Rechnung vor, nicht wie die Daten erfasst werden.

Die Frage für den eigenen Betrieb

Wie viele Tage liegen in Ihrem Betrieb zwischen einer erbrachten Leistung und der Rechnung dafür, und wie viele Leistungen auf den Scheinen werden nie berechnet? Wer beide Zahlen kennt, weiß, ob sich der Fall lohnt. Wie sich ein solcher erster Fall auswählen und vorher durchrechnen lässt, ist Gegenstand des KI-Startpakets.

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Rechtsstand: 2. November 2026. Wo sich die Rechtslage danach ändert, wird der Beitrag nachgeführt oder die Änderung gekennzeichnet.