Der Anfang jeder KI-Inventur, die ich begleite, ist immer derselbe Moment. Man fragt in die Runde, wer im Haus mit KI arbeitet, und bekommt drei zögerliche Meldungen aus dem Marketing. Zwei Wochen später steht eine Liste mit neun Systemen auf dem Tisch, von denen vier nie jemand freigegeben hat.

Das liegt nicht daran, dass die Belegschaft etwas verheimlicht. Es liegt an der Frage.

Warum die naheliegende Frage nicht funktioniert

„Nutzen Sie KI?” ist für die meisten Beschäftigten eine Frage nach ChatGPT. Wer eine Übersetzungsfunktion benutzt, ein Ticketsystem mit automatischer Kategorisierung bedient oder in der Buchhaltung eine Belegerkennung anwendet, sagt guten Gewissens Nein. Er nutzt ja nur die Software, die das Unternehmen ihm gegeben hat.

Dazu kommt ein zweiter Effekt, den man einkalkulieren muss: Wer sein privates Konto benutzt, weil das freigegebene Werkzeug zu langsam ist, meldet das nicht in einer Umfrage, die von der Geschäftsführung kommt. Nicht aus Illoyalität, sondern weil die Frage wie eine Kontrolle klingt.

Eine Inventur, die sich auf Selbstauskunft stützt, findet deshalb nur einen Teil, nach meiner Erfahrung etwa die Hälfte. Und zwar die harmlosere Hälfte.

Woraus sich das Bild zusammensetzt

Tragfähig wird die Bestandsaufnahme, wenn sie mehrere Quellen zusammenführt, die sich gegenseitig korrigieren.

• Die Ausgabenseite. Kreditkartenabrechnungen, wiederkehrende Abbuchungen und Lieferantenkonten. Software-Abonnements unter der Freigabegrenze laufen in vielen Häusern an der IT vorbei, und genau dort sitzen die interessanten Funde.
• Die bestehende Softwarelandschaft. Nicht welche Werkzeuge neu gekauft wurden, sondern welche KI-Funktionen die Anbieter seit zwei Jahren in vorhandene Produkte eingebaut haben. ERP, CRM, Ticketsystem, Personalsoftware, Telefonanlage. Diese Kategorie wird fast immer übersehen und ist regelmäßig die größte.
• Die technische Spur. Anmeldevorgänge über den Unternehmenszugang, Browser-Erweiterungen, freigegebene Anwendungen im Verzeichnisdienst. Das ist die härteste Quelle, sie hat aber ihre Grenzen. Sie belegt einen Zugang; was jemand damit gemacht hat, steht dort nicht. Arbeitsrechtlich ist sie außerdem alles andere als neutral. Wer Anmeldedaten personenbezogen auswertet, verarbeitet Beschäftigtendaten und braucht dafür eine tragfähige Grundlage. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts schon dann, wenn eine technische Einrichtung zur Überwachung von Verhalten oder Leistung objektiv geeignet ist; eine Überwachungsabsicht ist dafür nicht nötig. Für die Inventur ist das meist verschmerzbar, weil sie ihre Antwort auf Systemebene bekommt. Wer Systeme zählt und keine Personen, hat das Problem gar nicht.
• Das Gespräch mit den Fachbereichen. Nicht als Umfrage, sondern entlang von Tätigkeiten: Wie entsteht bei Ihnen ein Angebot? Wie kommt eine Reklamation ins System? Wer schreibt die Stellenanzeige? Wer so fragt, bekommt Werkzeuge genannt, ohne dass jemand über KI nachdenken muss.
• Die Verträge. Dienstleister und Agenturen, die im Auftrag arbeiten. Ob deren KI-Einsatz dem eigenen Haus zugerechnet wird, hängt davon ab, wie viel Kontrolle über die Art der Nutzung ausgeübt wird. Davon getrennt steht die datenschutzrechtliche Frage, wer die Verarbeitung verantwortet und ob es eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gibt. Beide Antworten stehen in derselben Vertragsakte, und sie fallen regelmäßig unterschiedlich aus.

Was bewertet wird

Eine Liste ist noch keine Inventur. Zu jedem gefundenen System gehören vier Angaben. Die meisten davon sind in wenigen Minuten geklärt, solange jemand fragt; bei zugekauften Systemen kann die Rollenfrage einen Blick in den Vertrag kosten.

Wer verantwortet es? Nicht wer es bedient, sondern wer entscheidet, dass es weiterläuft. Welche Daten gehen hinein, insbesondere ob personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse. In welcher Rolle steht das Unternehmen bei diesem System, in aller Regel als Betreiber, in einzelnen Fällen als Anbieter, etwa wenn es ein zugekauftes System unter eigenem Namen weitergibt oder so weit umbaut, dass es einem anderen Zweck dient. Und welchen Beitrag leistet das System, in einer Größenordnung, nicht auf zwei Nachkommastellen.

Die Rolle hängt am einzelnen System und nicht am Unternehmen. Dasselbe Haus kann bei der Belegerkennung Betreiber sein und bei der selbst gebauten Angebotslogik Anbieter, mit ganz verschiedenen Pflichten aus der KI-Verordnung.

Eine Unterscheidung erspart später viel Streit: Vorhanden, freigegeben und tatsächlich benutzt sind drei verschiedene Zustände. Eine bezahlte Lizenz, die niemand anrührt, ist ein Kostenthema. Ein Konto, das jemand ohne Freigabe benutzt, ist ein Steuerungsthema. Wer beides in derselben Spalte führt, bekommt eine Liste, aus der sich nichts entscheiden lässt.

Die letzte Angabe ist die, die am häufigsten fehlt und am meisten verändert. Sobald neben jedem System ein geschätzter Nutzen steht, wird sichtbar, dass ein Teil der Landschaft weder Schaden anrichtet noch etwas beiträgt. Das ist eine unbequeme, aber sehr brauchbare Erkenntnis.

Was dabei regelmäßig herauskommt

Die Funde ähneln sich über Branchen hinweg. Die Größenordnungen in diesem Abschnitt stammen aus den Bestandsaufnahmen, die ich begleitet habe, und nicht aus einer Erhebung. Es gibt fast immer mehr Systeme als vermutet, meist um den Faktor zwei bis drei. Es gibt fast immer ungenutzte Lizenzen in nennenswerter Höhe, weil Werkzeuge nach der Begeisterungsphase weiterlaufen. Es gibt in etwa der Hälfte der Häuser mindestens eine Anwendung, bei der personenbezogene Daten in einem Werkzeug landen, das dafür nicht vorgesehen ist.

Und es gibt gelegentlich einen Fall, der sofort aufhören muss. Der Auslöser dafür ist selten das Thema Personal als solches. Er ist eine verbotene Praktik der KI-Verordnung. Im Mittelstand begegnet mir dabei vor allem Emotionserkennung am Arbeitsplatz, meist eingebaut in ein Werkzeug, das jemand wegen einer ganz anderen Funktion angeschafft hat. Verboten ist sie seit Februar 2025, abgesehen von eng begrenzten Ausnahmen für Medizin und Sicherheit. Ein KI-gestütztes Ranking von Bewerbungen fällt dagegen nicht unter das Verbot. Es gilt in der Regel als Anwendung mit hohem Risiko, und die dazugehörigen Pflichten greifen ab Dezember 2027. Der Unterschied ist wichtig, weil sonst jede HR-Software unter Generalverdacht gerät und die Inventur an der falschen Stelle bremst.

Was dagegen selten vorkommt: dramatische Missbrauchsfälle. Der Normalfall ist Wildwuchs aus gutem Willen, nicht Fehlverhalten. Es hilft, das der Belegschaft vorher zu sagen, weil die Inventur dann Ergebnisse liefert statt Verteidigungsreden.

Wie lange das dauert

In einem mittelständischen Haus mit fünfzig bis fünfhundert Beschäftigten sind zwei bis drei Wochen realistisch, wenn IT, Einkauf und zwei bis drei Fachbereiche verfügbar sind. Der Aufwand liegt bei wenigen Personentagen, verteilt. Mehrere Gesellschaften, dezentraler Einkauf oder eine IT über Ländergrenzen hinweg verschieben das nach oben, weil dann nicht eine Ausgabenseite auszuwerten ist, sondern mehrere.

Was die Sache verlängert, ist fast nie die Technik. Es ist die Frage, wer die Ergebnisse zu sehen bekommt und was mit ihnen passiert. Diese Frage sollte vor dem Start beantwortet sein, sonst bricht die Inventur im Moment des ersten unangenehmen Funds ab.

Was danach mit dem Ergebnis passiert

Aus der Liste wird eine Steuerungslandkarte: Systeme, Verantwortliche, Datenklassen, Rollen, Nutzenschätzung. Damit lassen sich drei Dinge tun, die vorher nicht möglich waren. Man kann priorisieren, weil man weiß, worüber man entscheidet. Man kann die eigene Betroffenheit von der KI-Verordnung bestimmen, denn Rolle, Anwendungsfall und Risiko des Systems sind die Größen, aus denen sich das ableitet. Und man kann etwas abschalten.

Der dritte Punkt wird unterschätzt. In fast jedem Projekt ist der schnellste messbare Effekt nicht ein neues System, sondern das Ende von zwei alten.

Eine Pflicht, ein KI-Inventar zu führen, kennt die KI-Verordnung übrigens nicht. Sie kennt Pflichten, die am einzelnen System und an der eigenen Rolle hängen. Ohne Bestandsaufnahme lässt sich nur nicht sagen, welche davon das eigene Haus treffen. Wer die Inventur als Compliance-Punkt zum Abhaken führt, hat sie deshalb missverstanden. Sie ist die Voraussetzung dafür, die Frage überhaupt beantworten zu können.

Damit die Landkarte nicht innerhalb eines Jahres wieder veraltet, braucht sie eine Pflegeregel, und die gehört in die KI-Richtlinie des Hauses: Wer ein neues Werkzeug einführt, meldet es, und einmal im Jahr wird die Liste gegen die Ausgabenseite abgeglichen.

Diese beiden Sätze allein finden allerdings genau die Kategorie nicht, die oben die größte war. KI-Funktionen, die ein vorhandener Anbieter im nächsten Release mitliefert, tauchen in keiner Beschaffung und in keiner Rechnung auf. Dafür braucht es einen dritten Auslöser: Bei den fünf oder sechs Systemen, die im Haus wirklich tragen, sieht jemand die Release-Informationen durch, einmal im Quartal genügt. Ohne diesen Punkt ist die Inventur eine Momentaufnahme.

Wenn Sie die Bestandsaufnahme mit Struktur und Bewertungsraster angehen wollen, gehört sie zur KI-Reifegrad-Analyse; für die regulatorische Einordnung der Funde gibt es den AI-Act-Check.

Eine Frage zum Schluss, die sich ohne Projekt beantworten lässt: Wenn Sie in Ihrer nächsten Führungsrunde jede Person bitten würden, die KI-Werkzeuge ihres Bereichs aufzuschreiben, wie weit lägen die Zettel auseinander?