Es gibt zwei Sorten von KI-Richtlinien, die ich regelmäßig zu sehen bekomme. Die erste ist vierzehn Seiten lang, enthält eine Einführung in maschinelles Lernen, zitiert die KI-Verordnung im Wortlaut und beantwortet keine einzige Frage, die sich jemand am Dienstagvormittag wirklich stellt. Die zweite besteht aus einem Satz in einer Rundmail: „Die Nutzung von KI-Tools ist nur nach Freigabe gestattet.”

Beide haben dieselbe Wirkung. Die Leute machen weiter wie vorher, nur vorsichtiger im Erzählen.

Eine Nutzungsregel funktioniert, wenn sie die Fragen beantwortet, die im Arbeitsalltag tatsächlich auftauchen, und zwar in der Reihenfolge, in der sie auftauchen. Das sind erstaunlich wenige.

Warum überhaupt eine Richtlinie

Nicht wegen der KI-Verordnung. Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber seit der Änderung durch den Digital Omnibus dazu, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals und der in ihrem Auftrag tätigen Personen fördern. Das ist eine echte Pflicht, aber eine offene: Weder Form noch Umfang sind vorgeschrieben, ein bestimmtes Kompetenzniveau muss niemand garantieren, und eine Richtlinie verlangt die Verordnung nicht.

Der Grund ist ein anderer und älter als jede Verordnung: Wenn niemand geregelt hat, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hineindürfen, entscheidet das jeder Mitarbeitende selbst. Er entscheidet es nach bestem Wissen, unter Zeitdruck, mit dem Werkzeug, das er privat kennt. Das Ergebnis ist keine böse Absicht, sondern eine Systemlandschaft, die niemand überblickt, und ein Datenabfluss, den niemand bemerkt hat.

Die Richtlinie ist der billigste Weg, diese Entscheidung zurück ins Unternehmen zu holen.

Die Punkte, die hineingehören

Welche Werkzeuge freigegeben sind. Eine Positivliste, keine Verbotsliste. Verbotslisten veralten in dem Moment, in dem sie geschrieben werden, und sie beantworten die eigentliche Frage nicht. Zu jedem freigegebenen Werkzeug gehört, wofür es freigegeben ist. Ein unternehmenseigenes, in der EU gehostetes Werkzeug mit vertraglich ausgeschlossenem Training auf den Eingaben ist etwas anderes als ein privates Konto bei einem Verbraucherdienst, und dieser Unterschied gehört zu den wichtigsten Sicherheitsentscheidungen im ganzen Dokument.

Welche Daten hineindürfen. Am tragfähigsten sind wenige Datenklassen, an denen sich jeder Mitarbeitende ohne Rückfrage orientieren kann. Öffentlich zugängliche Inhalte dürfen in freigegebene Werkzeuge, solange nicht Urheberrecht, Vertrag oder eine Vertraulichkeitsbindung entgegensteht. Öffentlich heißt nicht frei verwendbar. Interne, aber unkritische Inhalte dürfen in die dafür freigegebenen Werkzeuge. Personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse nur für ausdrücklich freigegebene Anwendungsfälle und nur so viel wie nötig; wer dabei „anonymisiert” schreibt, meint meist Pseudonymisierung, und die schützt weniger, als der Begriff verspricht. Vertragsdaten Dritter oder Fremdgeheimnisse gar nicht ohne Rückfrage. Vier Klassen sind gut merkbar, zehn sind es nicht.

Wer prüft, bevor etwas nach außen geht. Der Grundsatz, den jede Belegschaft sofort versteht: Jede Ausgabe ist ein Entwurf. Ein Mensch prüft, bevor etwas das Haus verlässt oder eine Entscheidung von Gewicht darauf gestützt wird. Bei Zahlen, Fundstellen und Rechtsaussagen mit gesondertem Blick, weil genau dort erfunden wird, was plausibel klingt.

Wie gekennzeichnet wird. Intern dort, wo es für Nachvollziehbarkeit, Freigabe oder spätere Prüfungen gebraucht wird, nicht an jeder KI-gestützten E-Mail. Extern dort, wo die KI-Verordnung oder andere Vorgaben es verlangen: Artikel 50 trifft seit dem 2. August 2026 den Betreiber, und zwar bei Deepfakes sowie bei KI-erzeugten Texten, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Für redaktionell geprüfte Texte mit benannter Verantwortung sieht die Vorschrift eine Ausnahme vor.

Was passiert, wenn der Fall unklar ist. Der am häufigsten fehlende Punkt. Eine Regel ohne Ausnahmeweg erzeugt entweder Regelbruch oder Stillstand. Es braucht einen Satz: Wenn Sie unsicher sind, ob etwas hineindarf, fragen Sie diese Person, und bis zur Antwort lassen Sie es. Mit Namen, nicht mit Abteilung.

Wer ansprechbar ist. IT für Werkzeuge und Zugänge, Datenschutz für Daten, Geschäftsführung für alles, was eine Abwägung braucht. Drei Namen genügen, in größeren Häusern drei Funktionspostfächer. Urlaub und Wechsel dürfen die Regel nicht aushebeln.

Was bei einem Verstoß passiert. Kurz und ohne Drohgebärde. Eine Richtlinie, die im Wesentlichen aus Sanktionsandrohungen besteht, wird als Misstrauensbekundung gelesen und entsprechend befolgt.

Ab wann sie gilt, wer sie ändert und wann sie überprüft wird. Ein Datum und eine Zuständigkeit. Ohne das ist nach zwölf Monaten unklar, ob das Dokument noch aktuell ist.

Damit ist die Richtlinie fertig. Der Teil, den die Belegschaft lesen muss, passt auf eine Seite, in schwierigen Häusern auf zwei. Werkzeugliste, Datenklassen und Freigabematrix gehören als gepflegte Anlagen daneben. Sonst löst jede neue Softwarefreigabe eine Revision des ganzen Dokuments aus.

Was nicht hineingehört

Keine Erklärung, wie KI funktioniert. Wer das wissen will, braucht eine Schulung, keine Richtlinie. Keine abgeschriebenen Passagen aus der KI-Verordnung; sie machen das Dokument lang, unverständlich und beim nächsten Rechtsakt falsch. Keine Prompt-Tipps, die gehören in ein Hand-out. Und keine pauschalen Verbote ohne Alternative: Wer generative Werkzeuge untersagt, ohne ein freigegebenes anzubieten, bekommt keine Abstinenz, sondern private Konten.

Der Punkt, an dem die meisten Projekte hängenbleiben

Wo ein Betriebsrat besteht, gehört früh geprüft, welche Mitbestimmungsrechte berührt sind. Die zentrale Norm ist § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz zu technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind. Das Bundesarbeitsgericht legt das objektiv aus: Es genügt, dass die Einrichtung geeignet ist, individualisierbare Verhaltens- oder Leistungsdaten zu erheben und aufzuzeichnen; eine Überwachungsabsicht des Arbeitgebers ist nicht erforderlich. Bei zentral administrierten KI-, Cloud- und Kollaborationswerkzeugen trifft das häufig zu. Für die Nutzungsregel selbst kann zusätzlich Nummer 1 zur Ordnung des Betriebs greifen. Wie weit die Mitbestimmung reicht, hängt an den konkreten Werkzeugen und Regelungsinhalten. Pauschal beantworten lässt sich das nicht.

Der praktische Rat daraus ist kein juristischer, sondern ein Zeitplan-Rat: Vor dem ersten großen Rollout kostet eine Rahmen-Betriebsvereinbarung meist weniger Zeit als danach. Eine gut gemachte setzt zugleich datenschutzrechtliche Leitplanken und kann, wo die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, für bestimmte Verarbeitungen im Beschäftigungskontext als Grundlage dienen. Die übrigen Pflichten nimmt sie niemandem ab: Erforderlichkeitsprüfung, Transparenz, Löschkonzept und gegebenenfalls Folgenabschätzung bleiben. Wer den Betriebsrat ab der Planungsphase einbindet, macht aus dem Bremsklotz einen Beschleuniger. Das ist keine Freundlichkeit, sondern die schnellere Route.

Wie sie in den Alltag kommt

Ein Dokument im Intranet ändert kein Verhalten. Was funktioniert, ist die Kombination aus drei Dingen: die Regel auf einer Seite, ein freigegebenes Werkzeug, das gut genug ist, dass niemand ausweichen will, und eine kurze Einweisung, in der die Regel an echten Fällen aus dem eigenen Haus durchgespielt wird.

Der dritte Punkt wird am häufigsten unterschätzt und verändert das Verhalten am stärksten. Eine Belegschaft, die einmal gesehen hat, was passiert, wenn ein Angebotsdokument in ein offenes Verbraucherkonto wandert, braucht die Regel danach nicht mehr auswendig.

Wenn Sie die Struktur samt Vorlagen und Entscheidungsrastern nicht selbst aufbauen wollen, ist dafür das KI-Governance Starter-Kit gebaut. Für die Verankerung im Betrieb gibt es die Begleitung beim Aufbau der Governance und die Schulungen.

Zum Schluss die Frage, an der sich zeigt, ob eine Richtlinie im Haus wirkt: Wenn Sie heute drei Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen fragen würden, welches KI-Werkzeug für ein Kundenangebot benutzt werden darf, bekämen Sie dieselbe Antwort?

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Rechtsstand: 6. August 2026. Wo sich die Rechtslage danach ändert, wird der Beitrag nachgeführt oder die Änderung gekennzeichnet.