Wenn über Daten für KI gesprochen wird, denken die meisten an Tabellen: Aufträge, Artikel, Kunden, Maschinendaten. Ein großer Teil dessen, was ein Unternehmen weiß, steht aber in Dokumenten. In Verträgen steht, was einem Kunden zugesagt wurde, in Angeboten, wie bisher kalkuliert wurde, in Prüfberichten und Wartungsprotokollen, was an einer Anlage schon einmal schiefging. Dazu kommen Besprechungsprotokolle, Verfahrensanweisungen und die Korrespondenz zu Reklamationen.

Dieses Wissen ist vorhanden, aber schwer zu erreichen. Wer wissen will, welche Kündigungsfristen in den Rahmenverträgen mit den zehn größten Kunden stehen, liest zehn Verträge. Wer wissen will, ob ein Problem an einer Anlage schon einmal aufgetreten ist, fragt den Kollegen, der seit zwanzig Jahren dabei ist, solange es ihn gibt.

Was ein Assistent damit leisten kann

Ein KI-Assistent für Dokumente sucht zu einer Frage zuerst die passenden Stellen im freigegebenen Bestand. Ein Sprachmodell fasst sie danach zusammen und beantwortet die Frage, mit Verweis auf die Fundstelle. Dafür muss kein Modell trainiert werden, wohl aber der Bestand angebunden und für die Suche erschlossen sein.

Für den Mittelstand liegt hier nach meiner Erfahrung einer der verlässlichsten Einstiege, weil der Nutzen schnell sichtbar wird und weil die Antwort sich an der Fundstelle prüfen lässt. Wer eine Zusammenfassung bekommt, kann nachlesen, ob sie stimmt. Das ist bei einer Vorhersage aus Maschinendaten nicht so einfach.

Welcher Bestand zuerst

Zuerst ist zu entscheiden, mit welchem Bestand man beginnt. Ein Assistent über das gesamte Laufwerk eines Unternehmens klingt verlockend, liefert aber selten gute Antworten, weil sich darin Entwürfe, alte Fassungen, Kopien und Privates mischen. Bei einer Frage nach der gültigen Verfahrensanweisung findet er dann auch die drei überholten.

Besser beginnt man mit einem abgegrenzten Bestand, der eine konkrete Frage beantwortet und dessen Inhalt jemand verantwortet: die geltenden Rahmenverträge, die Prüfberichte einer Anlagenart, die Verfahrensanweisungen des Qualitätsmanagements. Dort lässt sich auch prüfen, ob die Dokumente lesbar sind. Gescannte Unterlagen ohne Texterkennung oder handschriftliche Vermerke kommen beim Modell sonst nicht an, und ein Ergebnis, das auf einem Teil des Bestands beruht, sieht genauso überzeugend aus wie eines, das auf allem beruht.

Wer was sehen darf

Die Berechtigungen werden nach meiner Erfahrung am häufigsten unterschätzt. Ein Assistent, der im Namen eines Mitarbeiters sucht, darf alles verwenden, worauf dieser Mitarbeiter Zugriff hat. Das ist richtig so, macht aber Freigaben sichtbar, die bisher niemandem aufgefallen sind, weil niemand gezielt gesucht hat: den Ordner mit Gehaltsunterlagen, der versehentlich für eine ganze Abteilung offen steht, oder die Vorstandsvorlage in einem Projektordner.

Vor dem Start gehört deshalb eine Prüfung der Freigaben für den gewählten Bestand dazu, und wenn ein Assistent über die vorhandene Bürosoftware ausgerollt werden soll, für deutlich mehr als diesen Bestand. Das ist eine Aufgabe für IT und Fachbereich gemeinsam, weil die IT sieht, wer Zugriff hat, und der Fachbereich weiß, wer ihn haben sollte. Welche Werkzeuge mit welchen Daten arbeiten, gehört ohnehin in die KI-Inventur.

Wer den Bestand pflegt

Ein Assistent ist nur so aktuell wie der Bestand, aus dem er antwortet. Wird eine Verfahrensanweisung geändert, die alte Fassung aber nicht entfernt, beantwortet er Fragen nach beiden. Jemand muss deshalb dafür zuständig sein, dass im Bestand nur steht, was gilt, und dass neue Dokumente hineinkommen.

Diese Aufgabe gehört sinnvollerweise dem Fachbereich, dem die Dokumente gehören, nicht der IT. Sie kostet nicht viel Zeit, aber sie muss jemandem ausdrücklich zugeordnet sein, sonst veraltet der Bestand unbemerkt. Wie man die Ergebnisse dabei laufend prüft, beschreibt der Beitrag Das Problem ist selten das Modell.

Wo der Bestand nicht reicht

Nicht jedes Wissen steht in Dokumenten. Warum eine Anlage bei Frost anders gefahren wird oder welcher Kunde auf welche Formulierung empfindlich reagiert, weiß oft nur, wer es erlebt hat. Ein Assistent über Dokumente ersetzt diese Erfahrung nicht, er macht nur sichtbar, wo sie fehlt. Wo Daten statt Dokumenten die Grundlage sind, beschreibt der Beitrag zur Datenqualität.

Die Frage für die nächste Sitzung

Welche Frage wird in Ihrem Haus jede Woche gestellt, deren Antwort in Dokumenten steht, die jemand dafür lesen muss? Dort liegt meist der erste Bestand. Welche Vorhaben danach kommen, gehört in die KI-Roadmap.