„Wir haben gehört, wir müssen unsere Leute jetzt schulen. Bis wann?“ So kommt die Frage in fast jedem Erstgespräch, und sie kommt seit dem Frühjahr häufiger.

Die kurze Antwort: Eine KI-Schulungspflicht mit festem Termin, festem Umfang und festem Nachweis gibt es nicht. Es gab sie auch vorher nicht ganz so, wie sie zeitweise beschrieben wurde. Seit dem 27. Juli 2026 steht sie noch schwächer im Gesetz. Wer sich damit erledigt sieht, zieht allerdings den falschen Schluss.

Was Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt

Artikel 4 ist seit dem 2. Februar 2025 anwendbar, also lange vor dem viel zitierten August-Termin. In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei ihrem Personal sicherstellen. Das war eine Ergebnispflicht, und aus ihr ist die verbreitete Rede von der Schulungspflicht entstanden.

Der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, im Amtsblatt am 24. Juli 2026, in Kraft seit dem 27. Juli 2026) hat Artikel 4 vollständig ersetzt. Unternehmen müssen jetzt Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz bei ihren Beschäftigten unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau wird ausdrücklich nicht mehr garantiert verlangt. Aus der Ergebnispflicht ist eine Bemühenspflicht geworden. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen, Kommission und Mitgliedstaaten flankieren nur.

Was in beiden Fassungen fehlt, ist ebenso wichtig: Nirgends steht, dass eine Schulung das Mittel sein muss. Nirgends stehen Stundenzahl, Format, Turnus oder Nachweisform. Artikel 4 nennt das Ziel und überlässt den Weg dem Unternehmen.

Wen die Regelung betrifft

Es gibt keinen Schwellenwert, weder bei der Mitarbeiterzahl noch beim Umsatz, und auch keine Branchenbeschränkung. Betroffen sind Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, und Betreiber ist praktisch jedes Unternehmen, das solche Systeme einsetzt.

Das sind mehr Häuser, als die meisten Geschäftsführungen annehmen. Empfehlungslogik im Onlineshop, Bewerber-Ranking im Bewerbermanagement, Bonitätsprüfung, Chatbot im Kundenservice, Prognosemodelle in der Disposition, dazu die KI-Funktionen, die Softwareanbieter seit zwei Jahren in bestehende Produkte einbauen, ohne dass jemand sie bestellt hätte. Ob das Unternehmen jemals ein Projekt „KI“ genannt hat, spielt keine Rolle.

Die Frage ist deshalb selten, ob ein Unternehmen KI einsetzt. Sie ist, ob es weiß, wo.

Was passiert, wenn man nichts tut

Hier weicht die verbreitete Erwartung von der Rechtslage ab, und zwar in beide Richtungen.

Der Bußgeldkatalog der KI-Verordnung steht in Artikel 99. Er zählt auf, welche Vorschriften mit Geldbußen bewehrt sind: die verbotenen Praktiken nach Artikel 5, die Pflichten von Anbietern, Bevollmächtigten, Einführern, Händlern und Betreibern, die Anforderungen an notifizierte Stellen sowie die Transparenzpflichten nach Artikel 50. Artikel 4 steht nicht auf dieser Liste. Ein Verstoß gegen die Kompetenz-Förderpflicht ist als solcher nicht bußgeldbewehrt, und das war er auch in der alten Fassung nicht.

Folgenlos ist das Thema deswegen nicht. Seit dem 2. August 2026 gilt die KI-Verordnung allgemein, und die Marktüberwachung kann arbeiten. In Deutschland ist dafür seit dem KI-Marktüberwachungsgesetz (in Kraft seit dem 29. Juli 2026) die Bundesnetzagentur zuständig. Sie darf Unterlagen anfordern, Systeme prüfen, teilweise aus der Ferne über Schnittstellen, und bei Mängeln Abhilfe verlangen. Wer in dieser Situation nicht sagen kann, welche Systeme im Haus laufen und wer sie verantwortet, verliert zunächst Zeit und Ruhe, und dann meist auch Geld für eine Aufarbeitung unter Termindruck.

Dazu kommt eine Regelung, die in der Berichterstattung kaum vorkam. Artikel 2 des KI-Marktüberwachungsgesetzes stellt Verstöße gegen die KI-Verordnung unter das Hinweisgeberschutzgesetz. Meldungen aus der eigenen Belegschaft über KI-Verstöße sind seit Ende Juli geschützt, sofern der Meldeweg zulässig ist und der Meldende hinreichenden Grund zu der Annahme hat, dass die Information zutrifft (§ 33 HinSchG). Das verschiebt die Fragestellung von „irgendwann prüft vielleicht jemand“ zu „jemand im Haus weiß möglicherweise etwas, das die Geschäftsführung nicht weiß“.

Am ehesten teuer wird es allerdings an ganz anderer Stelle. Wenn ein KI-gestützter Prozess Schaden anrichtet, wird nicht Artikel 4 geprüft, sondern die Sorgfalt der Geschäftsführung. Dass Mitarbeitende ohne Einweisung, ohne Regeln und ohne Freigabeweg mit einem System gearbeitet haben, ist dann ein Nachweisproblem. Dokumentierte Kompetenzmaßnahmen sind in dieser Lage kein Compliance-Papier, sondern der Beleg, dass jemand die Sache durchdacht hat.

Warum die Pflichtfrage die falsche Frage ist

Ich halte die Abschwächung von Artikel 4 für sachlich richtig und für weitgehend unerheblich. Richtig, weil eine Kompetenzpflicht ohne Maßstab kaum prüfbar gewesen wäre; in der Praxis hätte sie zu Nachweisschulungen geführt, die niemandem nützen. Zwei Stunden Webinar, Teilnahmebestätigung ins Personalsystem, weiter wie bisher. Das erzeugt Papier statt Kompetenz.

Unerheblich ist sie, weil kein mittelständisches Unternehmen seine Belegschaft schult, um eine Verordnung zu erfüllen. Der wirtschaftliche Grund war nie der Paragraph.

In fast jedem Haus, das ich sehe, läuft dasselbe Muster. Ein Teil der Belegschaft arbeitet längst mit KI-Werkzeugen, oft privat beschafft und an der IT vorbei. Ein anderer Teil rührt sie nicht an, aus Unsicherheit oder weil niemand gesagt hat, dass es erlaubt ist. Die Geschäftsführung kauft in dieser Lage Lizenzen und wartet auf Produktivität. Sie stellt sich nicht ein, weil die fehlende Lizenz nie der Engpass war.

Der Engpass ist Klarheit. Was ist erlaubt, was nicht, mit welchen Daten, wer entscheidet im Zweifel, und woran erkennen wir, dass es funktioniert. Das lässt sich mit Schulung beantworten, wenn die Schulung am eigenen Unternehmen ansetzt statt an der Technologie. Im Kern ist es aber eine Führungsaufgabe.

Was eine wirksame Maßnahme enthält

Wenn Sie den Aufwand ohnehin betreiben, dann so, dass am Ende etwas steht, das Sie unabhängig von jeder Verordnung brauchen. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

• Ein Verzeichnis der KI-Systeme, die tatsächlich im Einsatz sind, einschließlich der Funktionen, die in vorhandener Software mitgeliefert wurden. Ohne diese Inventur ist alles Weitere Vermutung.
• Eine Einordnung der Anwendungsfälle nach Risiko, mit der ehrlichen Frage, welche davon zu unterlassen sind. Emotionserkennung am Arbeitsplatz etwa ist seit Februar 2025 verboten, und zwar mit dem höchsten Bußgeldrahmen der Verordnung.
• Klarheit über die eigene Rolle je System. Anbieter und Betreiber haben unterschiedliche Pflichten, und wer ein fremdes Modell wesentlich verändert und bereitstellt, kann selbst zum Anbieter werden.
• Rollenprofile statt Gießkanne. Wer Texte entwirft, braucht anderes als wer Ergebnisse freigibt oder Systeme einkauft. Eine Schulung für alle in gleicher Tiefe ist teuer und wirkt bei niemandem richtig.
• Eine benannte Verantwortung nah an der Geschäftsführung, mit Zugriff auf IT, Fachbereiche und Personal. Ohne sie versandet die Sache nach dem ersten Quartal.
• Eine Dokumentation, die zeigt, was wann getan wurde. Die Förderpflicht ist weich, die Nachweisführung ist es nicht.

Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Ein Schulungsplan mit Rollenprofilen, Terminen und Teilnehmerlisten kostet wenig und hilft in jeder späteren Prüfung, gleich ob eine Behörde fragt oder ein Versicherer.

Irrtümer, die in Gesprächen immer wieder auftauchen

„Wir haben keine KI, also betrifft uns das nicht.“ Fast immer unzutreffend, siehe oben. Die Inventur dauert selten länger als zwei Wochen und beendet die Diskussion.

„Es gibt eine Frist bis zum 2. August 2026.“ Der 2. August 2026 ist der allgemeine Geltungsbeginn der Verordnung. Eine Schulungsfrist ist er nicht, Artikel 4 gilt seit Februar 2025.

„Die Bundesnetzagentur sagt uns, ob unser System hochriskant ist.“ Nein. Die verbindliche Einzelfalleinstufung steht nach § 12 Satz 2 Nr. 2 KI-MIG nur öffentlichen Stellen offen, und auch das erst nach einer Vereinbarung über die Kosten. Unternehmen bekommen allgemeine Informationen und Anleitungen, keine Einstufung ihres Systems.

„Ein Zertifikat für alle reicht.“ Ein Zertifikat weist Teilnahme nach. Über die Frage, ob im Haus jemand weiß, welche Systeme laufen und wer sie verantwortet, sagt es nichts.

Was jetzt zu tun ist

Eine KI-Schulungspflicht gibt es nicht, und seit Ende Juli 2026 noch etwas weniger als vorher. Was es gibt, ist eine Förderpflicht ohne Maßstab, eine Aufsicht, die seit August arbeiten kann, und ein betriebswirtschaftliches Problem, das mit beidem nur lose zusammenhängt.

Die Unternehmen, die hier gut dastehen, haben nicht geschult, um eine Vorschrift zu erfüllen. Sie haben angefangen, weil ihnen aufgefallen war, dass niemand sagen konnte, wo im eigenen Haus KI läuft und wer dafür geradesteht. Die Verordnung war für sie der Anlass. Der Grund war die Produktivität, die sie liegen ließen.

Wenn Sie prüfen wollen, wo Ihr Unternehmen in dieser Frage steht, ist der AI-Act-Check der schnellste Weg zur Betroffenheitsklärung; für den Kompetenzaufbau nach Rollen gibt es die KI-Schulungen. Wie sich das Thema strukturell in der Führung verankern lässt, steht im Executive Briefing.

Eine Frage zum Schluss, und sie ist ernst gemeint: Könnten Sie heute, ohne Rückfrage in der IT, sagen, mit welchen KI-Systemen in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird?

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Dieser Beitrag geht auf einen Text zurück, der am 12.12.2025 im Beraterpool von B4BSCHWABEN.de erschienen ist. Für diese Fassung wurde er vollständig neu geschrieben und auf den Rechtsstand nach Digital Omnibus (VO (EU) 2026/1744) und KI-Marktüberwachungsgesetz gebracht. Rechtsstand: 30. Juli 2026.