Ein Verlauf, den ich mehrfach gesehen habe: Im Frühjahr genehmigt die Geschäftsführung einen KI-Pilot aus einem Innovationstopf, bescheiden bemessen, weil noch niemand weiß, ob es funktioniert. Im Sommer liegen die Ergebnisse vor, sie sind gut, und alle Beteiligten wollen weitermachen. Dann stellt sich heraus, dass für den Betrieb im laufenden Jahr kein Geld eingeplant ist, und das nächste Budget wird erst im Herbst verhandelt. Bis es freigegeben ist, sind die Leute aus dem Pilotteam in anderen Projekten, und der Anbieter hat seine Konditionen geändert.

Die Technik hat in diesem Verlauf funktioniert, gescheitert ist das Vorhaben an der Reihenfolge der Budgets.

Warum der Pilot zu klein ausfällt

Ein Pilot soll zeigen, ob etwas funktioniert, und dafür wird er möglichst günstig gebaut. Das ist vernünftig, hat aber eine Nebenwirkung. Aus Kostengründen wird oft mit ausgesuchten Daten gearbeitet, ohne Anbindung an die Systeme, in denen die Anwendung später laufen soll, und ohne dass jemand misst, wie der Ablauf vorher aussah.

Heraus kommt dann ein Pilot, der beweist, dass die Technik unter günstigen Bedingungen arbeitet. Er beweist nicht, dass sie im Alltag trägt, und er liefert keine Zahl, mit der sich das Betriebsbudget begründen ließe. Die teuren Fragen, also Anbindung, Datenbereinigung und Prüfaufwand, werden in die Zeit nach dem Pilot verschoben, für die niemand geplant hat.

Nach meiner Erfahrung ist es besser, einen Pilot etwas größer zu bemessen und dafür zwei Dinge hineinzunehmen, die sonst fehlen: einen Ausgangswert, gegen den gemessen wird, und einen Test an echten Daten aus dem laufenden Betrieb. Wie ein solcher Ausgangswert aussieht, beschreibt der Beitrag zum KI-ROI.

Warum das Betriebsbudget zu spät kommt

Die meisten Unternehmen, die ich kenne, planen ihr Budget einmal im Jahr, im Herbst für das folgende Jahr. Ein Pilot, der im Frühjahr startet, liefert seine Ergebnisse mitten im Jahr, also genau dann, wenn kein Budgetprozess offen ist. Für den Betrieb gibt es dann zwei schlechte Wege: warten bis zum nächsten Jahr oder die Kosten aus einem anderen Posten abzweigen, wo sie niemand als KI-Kosten erkennt.

Dazu kommen Betriebskosten, die sich im Pilot kaum zeigen. Neben Lizenzen können nutzungsabhängige Kosten anfallen, Zeit für die Prüfung der Ergebnisse, die Pflege der Anbindungen und Prüfungen, wenn der Anbieter das Modell oder die Funktionen spürbar ändert. Wie viel davon anfällt, hängt von der Anwendung und vom Betriebsmodell ab, und in den Pilotkalkulationen, die ich sehe, steht meist keiner dieser Posten. Welche das im Einzelnen sind, steht im Beitrag zu den KI-Kosten.

Das Budget zeigt, was wirklich beschlossen ist

Was ein Unternehmen tatsächlich vorhat, lässt sich nach meiner Erfahrung zuverlässiger am Budget ablesen als am Strategiepapier. Ein Plan mit hinterlegtem Geld ist eine Entscheidung, einer ohne Geld eine Absicht.

Auf KI übertragen heißt das: Ein Vorhaben, das in der Strategie steht, aber im Budget 2027 keine Position für den Betrieb hat, ist für 2027 nicht beschlossen. Das kann eine bewusste Entscheidung sein. Häufiger ist es nach meiner Beobachtung ein Versehen, weil zum Zeitpunkt der Budgetplanung niemand wusste, wie der Pilot ausgehen würde.

Was in die Budgetplanung für 2027 gehört

Die Lösung ist nicht, jeden Pilot vorsorglich mit einem Betriebsbudget auszustatten. Sie liegt in einer Position, die an Bedingungen geknüpft ist. Für jedes KI-Vorhaben, das 2026 im Pilot war oder 2027 in den Pilot geht, wird ein Betrag für den Betrieb eingeplant, der nur freigegeben wird, wenn der Pilot vorher festgelegte Kriterien erfüllt. Erreicht er sie nicht, fällt der Betrag zurück, und erreicht er sie, muss niemand auf das nächste Jahr warten.

Damit das funktioniert, braucht jede dieser Positionen drei Angaben: die Kriterien, an denen der Pilot gemessen wird, eine Schätzung der laufenden Kosten im ersten Betriebsjahr und die Person, die für den Betrieb verantwortlich ist. Die Schätzung muss nicht genau sein, nur vorhanden, damit die Geschäftsführung weiß, worüber sie entscheidet. Gehören sollte die Position nach meiner Erfahrung dem Fachbereich, der den Nutzen hat, und nicht der IT, die das System betreibt, weil sonst niemand mit Budgetverantwortung nach dem Nutzen fragt.

Wie sich die Vorhaben über das Jahr verteilen und welche davon zuerst kommen, ist eine Frage der KI-Roadmap; die Liste der Vorhaben selbst gehört in die KI-Strategie.

Die Frage für die Budgetrunde

Steht in Ihrem Budget 2027 eine Position für den Betrieb der KI-Vorhaben, die gerade im Pilot sind? Wenn nicht, ist jetzt der Zeitpunkt, sie hineinzuschreiben, solange die Runde noch offen ist.